آموزش گام‌به‌گام ارسال صورتحساب الکترونیکی به سامانه مودیان
در این راهنما مراحل معمول ارسال صورتحساب الکترونیکی را با نرم‌افزار مودیان مرور می‌کنیم. ترتیب کارها در همهٔ ابزارها مشابه است.
۱) ثبت‌نام و تعریف شرکت
ابتدا در سامانه ثبت‌نام کنید و اطلاعات شرکت یا شخص مودی (نام، شناسهٔ ملی، کد اقتصادی، کد پستی) را وارد کنید. سپس شناسهٔ یکتای حافظهٔ مالیاتی و کلید خصوصی خود را ثبت کنید. کلید خصوصی به‌صورت رمزگذاری‌شده نگه‌داری می‌شود.
۲) تعریف کالاها و مشتریان
کالاها و خدماتی را که می‌فروشید همراه با شناسهٔ ۱۳ رقمی کالا و خدمات، واحد اندازه‌گیری و نرخ مالیات ثبت کنید. مشتریان هم یک بار ثبت می‌شوند و در صورتحساب‌های بعدی با یک کلیک انتخاب می‌شوند.
۳) ساخت صورتحساب
صورتحساب را می‌توانید به‌صورت دستی بسازید یا فایل اکسل صورتحساب‌ها را یک‌جا بارگذاری کنید. سامانه پیش از ارسال، اطلاعات را بررسی می‌کند و خطاهایی مثل کد ملی نامعتبر یا شناسهٔ کالای نادرست را نشان می‌دهد تا بتوانید اصلاح کنید.
۴) ارسال به سامانه مودیان
صورتحساب تأییدشده با کلید خصوصی شما رمزنگاری و به سامانهٔ مودیان ارسال می‌شود. بعد از ارسال، شمارهٔ مرجع و وضعیت صورتحساب ثبت می‌شود.
۵) استعلام و چاپ
وضعیت صورتحساب‌هایی که هنوز نتیجه ندارند به‌صورت خودکار در پس‌زمینه استعلام می‌شود. پس از تأیید، می‌توانید فاکتور را با قالب چاپی شامل مشخصات خریدار، اقلام و شماره‌های مالیاتی چاپ کنید.
نکتهٔ پایانی
برای هر الگوی صورتحساب (فروش، قرارداد پیمانکاری، قبوض، صادرات و غیره) فیلدهای تکمیلی متفاوتی لازم است. نرم‌افزار فقط فیلدهای مربوط به الگوی انتخاب‌شده را نشان می‌دهد تا خطا کمتر شود.